Специалист по hr дал советы по переходу на «удаленку» из-за коронавируса

Как превратить диван в рабочее место ‒ проблемы удалёнщика

Представь: завтра руководство компании объявит, что временно переводит всех сотрудников на удалённую работу. Даже если никогда не мечтал работать из дома ‒ придётся приспосабливаться.

Мы поговорили с опытными удалёнщиками и узнали, какие проблемы могут возникнуть и как их решить.

Для полноценной работы из дома нужны минимум три условия:

1. Высокоскоростной стабильный интернет
2. ПО для связи с коллегами и планирования/выполнения рабочих задач
3. Возможность сосредоточиться на работе

Технические проблемы помогут решить коллеги, но создать условия для работы ‒ это только твоя задача.

Если в семье маленький ребёнок или инвалид, за которым нужен уход, ‒ дома ты работать не сможешь. Арендуй квартиру на месяц ‒ коворкинг во время эпидемии не вариант.

Но даже если проблем с переходом на дистанционную работу не должно быть ‒ они появятся.

Что делать, если нарушают права

В случае нарушения прав работника, выраженном в отказе в переводе, предложении отпуска за свой счет, невыплате заработной платы, необходимо обратиться с заявлением в Государственную инспекцию труда своего региона.

Также Роструд открыл портал для электронных жалоб на нарушения в отношении трудовых прав работников. На сайте онлайнинспекция.рф/covid19 выберите раздел «Сообщить о проблеме» и подходящую категорию, затем оставьте свое сообщение, объяснив ситуацию максимально детально.

Также можно ознакомиться с частыми вопросами и ответами либо получить консультацию (в срок до рабочих 3 дней) здесь.

Нужно ли беременных переводить на удаленную работу в связи с коронавирусом?

По всей России рекомендуется работодателям максимально перевести сотрудников на дистанционный режим работы из дома. При этом если во всех регионах это носит рекомендательный характер, то в Москве это является обязательным и закреплено в Указе мэра Москвы №96-УМ.

Мэр Москвы обязал всех работодателей отправить на домашний режим работы от 30% процентов персонала, причем несоблюдение этой нормы наказывается штрафом.

В эти 30%, в первую очередь, должны попасть работающие пенсионеры от 65 лет и лица с заболеваниями из Перечня Департамента здравоохранения Москвы. В этот Перечень с сентября включены и беременные женщины, для которых коронавирус также имеет повышенную опасность.

Таким образом, работодателям Москвы нужно обязательно всех беременных сотрудниц перевести на удаленку. Остальным регионам это рекомендуется сделать.

Исключением могут быть случаи, когда присутствие женщины является критически важным для деятельности предприятия. Однако и в этих ситуациях можно найти замену, ведь здоровье беременной и ее будущего ребенка является самым важным.

Если у московских компаний нет возможности отправить беременную работницу работать удаленно, то ее можно отстранить от работы с оформлением больничного листа. Отстраненная на основании приказа сотрудница самостоятельно вызывает на дом врача для оформления оплачиваемого листка нетрудоспособности.

Как беременной оформить больничный лист в Москве в связи с коронавирусом?

Порядок перевода на удаленку и оплаты труда

Перевод беременной на дистанционный режим оформляется обязательно в документальном порядке. Смена места нахождения рабочего места — это изменение существенных условий трудового договора, а потому обязательно составление двустороннего соглашения к нему, где будут прописаны новые условия труда.

В допсоглашении можно установить адрес нового рабочего места, особенности графика работы в удаленном режиме, время для отдыха, порядок оплаты (если он меняется), способ связи с руководством, порядок предоставления отчетов о выполненных обязанностях.

Процедура оформления удаленной работы для беременной зависит от того, кто выступил инициатором данного изменения.

Если возможность перевода есть, то лучше удовлетворить просьбу сотрудницы, чтобы не рисковать здоровьем ее и ребенка.

В целом, процесс перевода беременной на дистанционную работу сводится к следующим шагам:

• Шаг 1. Получение от женщины — если инициатором является работница. Оформление уведомление о переводе на удаленку — если инициатором выступает организация, и получение от сотрудницы письменного согласия.
• Шаг 2. Оформление приказа о переводе на основании заявления или уведомления.
• Шаг 3. Составление и подписание соглашения к трудовому договору о новых условиях труда.
• Шаг 4. Согласование с беременной порядка организации удаленной работы — как будет взаимодействовать с начальством, как предоставлять отчеты, как будет организовано рабочее место, режим работы и прочие моменты.

Как может происходит оплата удаленной работы при карантине?

Итак, с временным изменением способа работы, организации могут предложить следующие варианты выплаты заработной платы:

1. Не оплачивать срок, проведенный на карантине.

По логике некоторых работодателей они отправляют персонал не на удаленную работу, а на внеплановые каникулы. Как следствие, считают, что за время пребывания на них деньги платить не стоит. Однако, с точки зрения законодательства, оснований для невыплаты зарплаты нет.

В свою очередь, сотрудники не нарушают трудовую дисциплину (хотя и за дисциплинарные проступки нет лишения зп), готовы выполнять свои обязанности очно или дистанционно. Но не по своей инициативе вынуждены находится по домам. Если по какой-то причине они не могут выполнять должностные обязанности дистанционно, то вопрос больше работодателю, почему он не обеспечил условия для этого?

Таким образом, без каких-либо дополнительных подписанных соглашений
лишать сотрудников на карантине заработной платы неправомерно.

2. Частичная оплата удаленной работы при карантине.

Ряд работодателей считает, что, находясь за пределами офиса
на «удаленке», персонал остается без контроля и будет работать не в полной
мере. А, следовательно, и к выплате подлежит лишь часть зарплаты.  

Однако, размер заработной платы устанавливается в трудовом договоре. А изменить его можно только в дополнительном соглашении без расторжения действующего ТД.

Тем не менее, работодатель может аргументировать частичную оплату двумя вариантами:

• Приравнять время нахождения на карантине к простою по причинам, не зависящим от обеих сторон (статья 157 ТК). Это возможно, если за указанный период сотрудник не привлекался к выполнению своих трудовых обязанностей. Тогда выплата осуществляется в размере 2/3 от оклада или тарифной ставки.
• Связать сложившиеся обстоятельства с технологическими или организационными изменениями трудовых условий (статья 74 ТК). При этом персонал необходимо уведомить об этом письменно не менее, чем за 2 месяца.

Итак, уменьшение размера заработной платы на срок карантина возможно на основании простоя. Что должно подтверждаться приказом по организации. А также при изменении условий трудового договора в одностороннем порядке. Для чего также издается приказ и подписывается дополнительное соглашение. Иначе говоря, требуется согласие работника.

3. Оплата с сохранением заработной платы.

Если длительность карантина небольшая, и это не оказывает сильного влияния на рабочий процесс, то работодатель может оставить заработную плату без изменений. Однако, временная удаленная работа должна быть оформлена как перевод. Поскольку, при приеме гражданина договор заключался на другие условия.

Читайте: Больничный при коронавирусе: оплата и оформление.

Делайте ритуальные «уходы с работы»

Если вы привыкли в 18 часов уходить с работы, обязательно сделайте то же самое дома. Закройте компьютер, переоденьтесь, примите душ и скажите домашним: «Привет, я дома!». Это переключит вас с рабочего режима на отдых.

Обязательно выходите на улицу подышать воздухом и сменить обстановку. Если позволяет карантинный режим в вашем городе, то можно даже сходить в гости, выгулять собаку или просто пройтись в магазин. Если вы весь день провели дома, вечером надо обязательно получить порцию приятных впечатлений.

Надеемся, у вас все получится!

Напомним, что в связи с угрозой распространения коронавируса в Москве и других регионах отменены мероприятия, численность людей на которых превышает 50 человек. Школы сначала были переведены на режим свободного посещения, но с 23 марта по 12 апреля учащихся и вовсе отправили на карантин. Родителям рекомендовано следить за тем, чтобы дети находились дома, а не на улице. Для обеспечения дистанционного обучения в период с 30 марта по 12 апреля будет организована система ведения уроков онлайн.

По опыту азиатских стран, которые только сейчас «выходят» из эпидемии, самым действенным способом остановить распространение коронавируса считается самоизоляция и сокращение количества контактов между людьми.

Одними из первых своих сотрудников отправили домой Twitter, Facebook и другие IT-компании. «Яндекс» рекомендовал сотрудникам перейти на удаленный режим работы или же воздержаться от использования общественного транспорта — как минимум в часы пик.

Власти Подмосковья 12 марта посоветовали работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу, а 18 марта с таким же предложением обратился к жителям Москвы мэр столицы Сергей Собянин.

Безусловно, в России есть те, кто работает на «удаленке» всю жизнь и хорошо изучил все плюсы и минусы такой занятости. Однако для большинства это — совершенно новая ситуация. При этом специалисты считают, что к моменту окончания эпидемии COVID-19 рынок труда необратимо изменится: не все компании захотят возвращаться к работе в офисе. Даже несмотря на то, что цены на офисную недвижимость упадут.

На момент публикации в России зафиксировано 199 случаев заболевания коронавирусом. В четверг, 19 марта, оперштаб сообщил, что еще четверо заболевших коронавирусом выписаны из больницы в Москве.

Правовые аспекты перехода на дистанционную деятельность в условиях коронавируса

Правильно организовать удаленную работу в условиях пандемии можно, следуя Трудовому кодексу РФ. В нем содержится ряд положений относительно организации труда во время эпидемии.

Положениями кодекса регулируются следующие вопросы:

• специалист может самостоятельно определять чередование работы и отдыха (Статья 312.4);
• в трудовом договоре могут быть указаны конкретные часы, когда специалист обязан находиться на рабочем месте (Статья 57);
• оплата больничных осуществляется на общих основаниях, лист нетрудоспособности человек передает по почте заказным письмом с уведомлением (Статья 312.1);
• увольнение или расторжение трудового договора осуществляется по инициативе сотрудника (Статья 80) или работодателя (Статья 81).

Нормативные акты для перевода кадров на удаленную работу 

Общее положение для дистанционной работы прописано в Трудовом кодексе РФ. Но этого недостаточно. Чтобы компания могла нормально работать, нужно создать и собственную нормативно-правовую базу с учетом особенностей деятельности конкретной организации.

Известный юрист Москвы Оксана Гордиенко рекомендует следующий алгоритм действий:

1. Создать локальный нормативно-правовой акт, в котором указать, на какое время, по каким причинам и с какой целью персонал переводится на удаленную работу.
2. Создать приказ с пофамильным списком тех, кто отправляется на удаленку.
3. Если кому-то из специалистов нужно посещать офис (например, они работают с документами, которые нельзя выносить за пределы компании), установить для этого конкретные дни. Например, в понедельник и среду юрист работает в офисе, а во вторник, четверг и пятницу – дома.
4. Ознакомить всех работников с нормативными документами под роспись.

Как контролировать работу удаленных сотрудников

Контроль сотрудников важен не только в офисе, но и вне его. Для тех, кого перевели на удаленную работу, действуют общие правила по координации трудовой деятельности. Ответственный сотрудник (табельщик) ведет табель учета рабочего времени, в котором отмечает отработанные часы. В табеле фиксируют стандартный восьмичасовой рабочий день. Сведения о фактической отработке получают из специальных программ удаленного контроля рабочего времени и продуктивности. Такой сервис устанавливают на ПК сотрудника, а руководитель проводит ежедневный мониторинг. Если в вашей организации действуют специальные формы отчетов о проделанной работе, применяйте их на удаленке.

Плюсы и минусы данной меры

Основной плюс такой меры заключается в продолжении работы, а следовательно сохранении заработной платы, при этом сама оплата будет производиться за выполнение трудовой функции.

Минусов удаленной работы для работодателя несколько:

• стоимость организации работы, поскольку сотрудников необходимо обеспечить техникой, системами коммуникации, позволяющими трудиться из дома;
• побочные убытки, к которым можно отнести, например, оплату арендуемого офисного помещения, которое будет невостребованным;
• сложность контроля и учета рабочего времени и оценка эффективности работы сотрудников.

Если у работодателя есть возможность перевести сотрудников на удаленную работу, то в целом на компании принимаемые меры скажутся более положительно, чем месяц нерабочих, но оплачиваемых дней. Таким компаниям после окончания пандемии проще будет вернуться в привычное русло, сохранив как продуктивность работы, так и лояльность сотрудников.

Для сдерживания распространения пандемии, вызванной новой коронавирусной инфекцией, необходимо минимизировать социальные контакты населения. Сделать это можно путем перевода сотрудников на удаленный формат выполнения трудовых обязанностей. В таком случае компания продолжит функционировать, а ее сотрудники будут получать заработную плату за выполняемую работу.

Как организовать работу дома

Организация удаленного взаимодействия — это совместная задача сотрудников и работодателя, и для ее решения созданы рекомендации по дистанционной работе, которые заключаются в следующем.

Меры
Рекомендации
Обеспечение удаленного доступа

Из техники специалисту по закупкам требуется только компьютер, который имеется дома практически у всех. На практике специалисты заказчиков оперируют не только стандартным пакетом офисных программ и корпоративной электронной почтой — им необходим доступ к электронным торговым площадкам и ЕИС, который невозможен без электронной подписи.

Если забрать носитель с ЭП домой не получилось, рекомендуем, перед тем как уйти на дистанционную работу на дому из-за коронавируса, сделать следующее:

Установить и запустить на рабочем компьютере TeamViewer, AnyDesk или другое ПО, обеспечивающее доступ с домашнего компьютера к рабочему.
При запуске программа выдаст ID рабочего компьютера и предложит придумать пароль доступа. И ID, и придуманный пароль необходимо записать.
На домашнем компьютере установить аналогичную программу и ввести в нее ID и пароль рабочей машины. После синхронизации у сотрудника появится доступ ко всем рабочим инструментам

Важно, чтобы офисный компьютер оставался включенным.

Компьютерная безопасность

Удаленный труд неизбежно повышает риск нарушения информационной безопасности, взлома системы и утечки данных. Следует принять ряд дополнительных мер по обеспечению сохранности информации:

Установить как на рабочие, так и на домашние компьютеры актуальные версии антивирусного ПО.
Использовать двухфакторную аутентификацию для доступа ко всем информационным системам организации.
Обеспечить резервное копирование информации.
Проинструктировать персонал об элементарных правилах цифровой безопасности, так, памятка сотруднику для работы на удаленном доступе рекомендует воздерживаться от использования незащищенных каналов связи, например публичного Wi-Fi.

Коммуникация сотрудников

Удаленная работа ограничивает коммуникацию: больше нет возможности просто переговорить с коллегой, находясь в одной комнате

Вопрос связи следует решить централизованно. Использование исключительно телефона нерационально: во-первых, в разговоре участвуют только двое, а во-вторых, постоянный поток звонков помешает концентрации на имеющихся задачах.

Оптимальный вариант — общение при помощи мессенджеров (Telegram, WhatsApp), для проведения коллективных совещаний хорош Skype. На использование этих программ постепенно переходят многие структуры, уже есть прецеденты проведения судебных заседаний по WhatsApp.

Определить конкретный вид связи следует заранее и применять его если не в рамках всей организации, то хотя бы на уровне подразделений.

Режим рабочего дня

То, как организован график дистанционной работы на период карантина, зависит и от компании, и от персонала. Рекомендуется сохранять действующий в офисе режим, то есть обычное время начала и окончания трудового дня.

Каждый сотрудник, будучи предоставлен сам себе, рискует расслабиться и упустить что-то важное. Чтобы такого не происходило, помогут:

списки задач (вечером составлять перечень дел на следующий день, утром уточнять его, формируя конкретный план текущего рабочего дня);
программы планирования со звуковыми напоминаниями, которые уведомят о необходимости совершить то или иное действие, например направить проект контракта или опубликовать информацию в ЕИС.
Помимо концентрации на рабочих вопросах, гражданам, вынужденным оставаться дома, важно помнить о поддержании здоровья. Это особенно важно в условиях пандемии. Режим самоизоляции неизбежно снижает уровень активности, поэтому, чтобы не допустить гиподинамии и вызванного ею снижения иммунитета, следует раз в 1,5–2 часа проводить пятнадцатиминутную разминку. Следует регулярно проветривать квартиру и проводить в ней влажную уборку.

Как организовывается рабочее место

Перед тем как трудиться вне офиса, обсудите с работниками, как оформить дистанционную работу на период коронавируса технически. По сути, рабочий день на удаленке не отличается от офисного. Есть четкий перечень выполняемых обязанностей, режим работы и порядок отчетности.

Сотрудник обязан позаботиться о технически оснащенном рабочем месте — подготовить ноутбук, стабильный доступ в интернет, надлежащее программное обеспечение и средства связи (телефон, гарнитура или микрофон). Установите на ПК программы для доступа и приложения для связи с руководителем и другими сотрудниками (Skype, Zoom, WhatsApp).

Какие сотрудники могут работать удаленно

Дистанционные рабочие отношения инициируются работодателем, но при необходимости работник вправе самостоятельно предложить удаленную занятость, обосновав причину такого перехода.

Вот каких сотрудников переводят на удаленную работу в первую очередь:

• тех, кто в группе риска заболевания коронавирусом;
• тех, кто имеет техническую возможность трудиться дистанционно — специалисты отдела технической поддержки, бухгалтерия, руководство;
• тех, кто приехал из стран с неблагополучной эпидемиологической обстановкой и кого отправили на двухнедельный карантин (по собственному желанию гражданин вправе отказаться от больничного и запросить у работодателя удаленку).

Работать в штатном режиме продолжают только те служащие, кому надлежит трудиться непрерывно: медработники, специалисты финансовых структур, силовых ведомств, служащие на предприятиях непрерывного цикла. В каждой отдельной компании по графику трудятся сотрудники на дежурных должностях.

Если у вас есть возможность вести дела вне офиса, оформите своим сотрудникам удаленную занятость. Сделайте это в качестве временной превентивной меры. Чем меньше люди контактируют друг с другом, тем ниже вероятность заразиться коронавирусом.

Как перевести персонал на удаленную работу

Основная проблема, связанная с переводом сотрудника на удаленку, заключается в том, что в ТК РФ нет прямых норм, которые регулируют данный процесс в период пандемии. А вот принять человека на удаленную работу можно. Глава 49.1 содержит четкие инструкции, как это сделать. 

При переводе на дистанционку Руслан Качкаев, руководитель юридической компании «Качкаев и партнеры» видит два варианта развития событий:

1. Заключить с работником дополнительное соглашение к основному трудовому договору. В нем указываются основные изменения условий труда (Статья 72 ТК РФ).
2. Временно перевести персонал на удаленную работу, оформив все документально. Максимальный срок временного перевода может составлять до 1 месяца (Статья 72.2 ТК РФ).

Такое видение ситуации поддерживает и старший юрист Асият Культербаева (юридическая компания «Алимирзоев и Трофимов»). Главное правило – работник обязательно должен дать письменное согласие на изменение условий труда

Федерация независимых профсоюзов России также обращает внимание на то, что любой член команды и сам может обратиться к работодателю с инициативой перехода на дистанционную деятельность для предупреждения распространения коронавирусной инфекции. Об этом ФНПР опубликовала на своем сайте соответствующее обращение

Как все это происходит на практике?

Первым делом следует предложить персоналу перейти на дистанционную трудовую деятельность. Сделать это можно устно или в письменной форме. Способы контроля выполнения работы, условия оплаты труда и другие вопросы следует оговорить отдельно до заключения соглашения. 

Важно: работодатель не имеет права занижать заработную плату сотруднику только из-за того, что он переведен на удаленку. После того как все вопросы будут оговорены, специалист согласится со всеми условиями, к основному трудовому договору составляется дополнительное соглашение

Работника нужно обеспечить всеми необходимыми средствами для выполнения своих обязанностей на удаленке

После того как все вопросы будут оговорены, специалист согласится со всеми условиями, к основному трудовому договору составляется дополнительное соглашение. Работника нужно обеспечить всеми необходимыми средствами для выполнения своих обязанностей на удаленке.

Но что делать с теми, кто отказывается переходить на дистанционную работу? Оформить перевод можно и без их согласия, не нарушая при этом Трудовой кодекс. 

Пошагово это выглядит следующим образом:

1. За два месяца до вступления в силу изменений работодатель уведомляет персонал о переходе на удаленку. Для работодателей физических лиц этот срок сокращается до двух недель.
2. Подчиненного уведомляют о предстоящих изменениях, обязательно под роспись. В случае отказа им подписывать ознакомительные документы, текст уведомления зачитывается вслух в присутствии третьих лиц. При этом составляется соответствующий акт об уведомлении сотрудника.

В большинстве случаев персонал с радостью воспринимает возможность работать дома, особенно, если это поможет обезопасить себя и свою семью от инфекции. Если же вы столкнетесь с нежеланием подчиненного переходить на удаленку, смело можете предлагать ему перевод на другую должность, в том числе с понижением (если других вариантов нет).

Образцы заявлений на перевод для дистанционной работы, особенности их составления

Чтобы дистанционная работа имела законное основание, все должно быть подтверждено документально. Заявление на перевод пишется в произвольной форме. Его можно напечатать на компьютере или написать от руки. Подпись обязательно должна быть «живая».

В заявлении указывают:

• Ф.И.О. и должность работодателя и подчиненного;
• на каком основании специалиста переводят;
• саму просьбу о переводе;
• с какого числа планируются вести трудовую деятельность в удаленном режиме;
• на временной или постоянной основе осуществляется перевод.

В конце – дата и подпись. Заявление регистрируют в соответствующем журнале. Запись в трудовую при этом можно не вносить.

Документы для перевода на дистанционную работу в связи с коронавирусом

Минтруд РФ назвал лучшим решением для работодателей — временный переход на работу в условиях дома. Дистанционному трудовому режиму посвящена гл.49.1 ТК РФ.

Удаленная работа означает выполнение должностных обязанностей работниками в условиях дома, а не на рабочем месте на территории работодателя. То есть меняется место работы. Так как данное условие всегда прописывается в трудовом договоре, то для перевода сотрудников необходимо оформить ряд документов. Одних слов не достаточно.

В частности, работодатель обязан составить:

• приказ о переводе на удаленку;
• дополнительное соглашение к трудовому договору о новых условиях труда в удаленном режиме.

Данные документы должны составляться после получения согласия от работника на дистанционный режим работы на период коронавируса.

Категорически не рекомендуется нарушать ТК РФ, насильно отправляя работников в отпуска за свой счет или увольняя их. В подобных случаях сотрудники могут жаловаться в Трудовую инспекцию, которая обещает особо тщательно расследовать такие жалобы.

Обязательно ли оформлять приказ для перехода на удаленку?

Да, приказ обязателен для оформления перевода трудящихся на удаленный рабочий режим в условиях коронавируса.

Работник четко должен понимать, что без оформления приказа его рабочее место — на территории работодателя, о чем есть упоминание в трудовом договоре. Если приказа нет, доп соглашение о новом рабочем месте не составлено, то сотрудник обязан явиться на свое трудовое место с целью выполнение обязанностей. Невыход может расцениваться как прогул — грубое нарушение ТК РФ, за которое можно уволить по п.6 ст.81 ТК РФ.

Только после ознакомления с приказом сотрудник вправе остаться дома для выполнения рабочих обязанностей.

Поэтому пошагово работодатель должен продумать действия по организации удаленной работы, получить письменные согласия сотрудников работать дистанционно, оформить приказ о переводе персонала на удаленку и подписать доп соглашения, где прописан срок перевода и адрес нового места работы (домашний адрес).

Как оформить распоряжение об удаленном режиме?

Прежде всего, работодатель должен подумать, кого именно он может перевести на удаленную работу, для кого можно организовать нормальную трудовую деятельности, а для кого нет, чем нужно обеспечить дистанционного сотрудника, как с ним будет осуществляться связь, обмен документами.

Далее предлагается работнику перейти на удаленный режим, написав предварительно заявление о согласии на удаленку на время коронавируса.

Если переводу подлежит один конкретный сотрудник, то текст приказа составляется в следующем порядке:

• реквизиты организации;
• реквизиты документа (название, номер, дата, заголовок);
• основание издания приказа — заявление или согласие работника;
• причина издания — угроза коронавируса;
• распоряжение перевести сотрудника на дистанционную работу (ФИО и должность);
• время перевода — границы периода удаленного режима, по истечении которого сотрудник должен явиться на рабочее место;
• распоряжение о сохранении обязанностей за работником согласно должностной инструкции, а также его заработка на временный период угрозы коронавируса;
• поручение заключить дополнительное соглашение с сотрудником о новых трудовых условиях на время коронавируса;
• поручение ответственному лицу организовать удаленный доступ к рабочем компьютеру из дома сотрудника;
• поручение ответственному лицу донести до работника вводимые изменения.

Ознакомиться с распоряжением обязаны все ответственные лица, фамилии которых приведены в тексте приказа.

Пример оформления, если переводится на удаленку один работник:

Если переводу подлежит несколько сотрудников или весь персонал организации, то в приказе нужно также привести полный перечень всех переводимых на дистанционную работу трудящихся.

Пример оформления, если перевести нужно группу лиц:

Скачать образцы

Ниже приведены ссылки на скачивание приведенных выше примеров в формате word.

Текст примерный и может быть изменен в случае необходимости.

Как должен быть оформлен карантин?

Чтобы оплата удаленной работы при карантине была в рамках законодательства, организация данного процесса должна включать следующие действия:

• Издание внутреннего приказа о переводе персонала на дистанционное выполнение обязанностей в связи с введением карантина. Если из-за специфики должности или иных причин удаленная работа из дома не возможна, то необходим приказ о простое, его сроках и порядке оплаты.
• Ознакомление сотрудников с приказом с постановкой личной подписи.
• Заключение дополнительного соглашения с сотрудниками (статья 72 ТК) о переводе на удаленную работу.
• Подпись допсоглашения двумя сторонами.
• Если отдельный сотрудник находится на карантине по причине своей болезни, то оформляется больничный по общим правилам.
• Чтобы вернуть персонал с карантина на прежние условия работы, оформляется еще одно дополнительное соглашение. Если иное не оговаривается ранее изданным приказом.

Не исключены ситуации, когда карантин объявляется в школах и детских садах. Тогда дети находятся дома, а родитель (ли) вынуждены оставаться с ними и не приходить на работу. В таких случаях сотрудник, присматривающий за ребенком в возрасте до 7 лет, имеет право оформить больничный лист. Если дети достигли возраста старше 7 лет, то больничный взять не получится. В подобных обстоятельствах пропущенные дни лучше оформить в счет оплачиваемого отпуска или без сохранения заработной платы.

Что делать, если сотрудники продолжают работать в офисе?

Одной из основных обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом РФ является обеспечение безопасных условий труда. Поэтому если организация не установила режим дистанционной работы, необходимо принять меры по профилактике заболевания. 

В соответствии с Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации № 6 от 13.03.2020 года «О дополнительных мерах по снижению рисков распространения COVID-2019», юридическим лицам предписано:

• проводить обязательную дезинфекцию контактных поверхностей во всех помещениях в течение дня;
• использовать оборудование по обеззараживанию воздуха;
• иметь запас дезинфицирующих средств для уборки помещений и обработки рук сотрудников;
• ограничить проведение очных совещаний и перейти на дистанционные способы.

Также можно руководствоваться рекомендациями Роспотребнадзора применительно к ОРВИ и проинформировать сотрудников о методах профилактики ОРВИ для граждан и рекомендациях Роспотребнадзора применительно к коронавирусной инфекции.

Если говорить о конкретных документах, то существуют Санитарно-эпидемиологические правила СП 3.1.2. 3117-13 «Профилактика гриппа и других острых респираторных вирусных инфекций». Там есть следующие обязанности по профилактике для организаций:

• Руководители организаций, чьи сотрудники относятся к группам риска (работники медицинских и образовательных учреждений, торговли, общественного питания, транспорта), должны принимать меры по проведению неспецифической профилактики ОРВИ (она описана в главе XII). 
• Руководителям прочих организаций предписано проводить профилактические прививки сотрудникам в соответствии с действующими нормативными правовыми документами (пункт 8.4). Но в случае с коронавирусом вакцины пока на стадии испытаний, поэтому данная обязанность нереализуема.

• Также документ предполагает принятие мер по защите работающего персонала от заболевания, особенно в организациях с высоким риском распространения вирусов: в предприятиях торговли, в сфере обслуживания, на общественном транспорте (пункт 9.8.). Но конкретные меры не описаны и остаются на усмотрение работодателя.

• В документе зафиксировано, что организации должны выполнять мероприятия плана по профилактике гриппа и ОРВИ. При этом сам план утверждается каждый раз отдельно. В отношении коронавируса такого плана пока нет.

Как контролировать удалённого сотрудника?

У нас нет оснований не доверять авторитетному изданию Gallop, но в данном исследовании принимали участие только те сотрудники, которые перевелись на удаленку, сознательно, по своей воле, точно зная, что найдут в себе силы самоорганизоваться.

Исследований же по продуктивности тех сотрудников, которые перешли на работу из дома вынужденно (например, в условиях глобальной эпидемии), нет, но по нашему опыту, продуктивность таких работников будет заметно ниже.

У сотрудника, который привык работать в офисе, дом, прежде всего, ассоциируется с отдыхом, поэтому даже самые мотивированные сотрудники, работая из дома, могут расслабиться и снизить продуктивность. Поэтому будьте готовы к тому, что с переходом на home office у вас вырастет нагрузка на менеджмент.

Если ваш персонал работает на компьютерах, предоставленных организацией – или через удалённый доступ к собственной рабочей станции – вы имеете полное право поставить на эти машины систему учета рабочего времени Kickidler. Где бы принадлежащий компании компьютер ни находился, он остаётся собственностью компании, предназначенной строго для выполнения работы. И вы, конечно, имеете право следить за использованием своего оборудования.

Что касается случая, в котором сотрудник работает за домашним компьютером, рекомендуем предложить персоналу следующую схему:

1. Человек создаёт новую учётную запись пользователя, предназначенную именно для работы;
2. Далее сотрудник устанавливает на неё все необходимые программы и модуль Kickidler, отслеживающий рабочую активность – такой же, как на офисном компьютере;
3. Работает персонал под «рабочими» учётками, отдыхает – под личными.

В этом случае наша программа будет отслеживать только действия сотрудника во время работы, никак не взаимодействуя с его личными данными – нарушения неприкосновенности частной жизни не происходит.

Заключение

Повторимся, ситуация может меняться, и могут вводиться новые нормы или изменяться действующие. Пока же просим читателей избегать паники и подходить ко всем вопросам с максимальным спокойствием. Не верьте слухам и домыслам, обращайтесь к официальным источникам за информацией – телефон горячей линии 8-800-2000-112.

Если же возникнут проблемы с нарушением прав работников, можно бесплатно проконсультироваться с нашими адвокатами по трудовому праву по телефонам, указанным в верхней части страницы, или через форму, расположенную под этой статьей.

️ Не забудьте подписаться на наш ТГ-канал. Мы проводим там опросы и публикуем важные правовые новости.